I documenti conservati negli archivi di Stato sono liberamente consultabili, salvo quelli dichiarati riservati e quelli contenenti dati personali o sensibili, secondo quanto previsto dagli artt. 122-127 del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio e del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.

Fanno eccezione i documenti di carattere riservato:

• relativi alla politica estera o interna dello Stato che divengono consultabili 50 anni dopo la loro data.
• relativi a situazioni puramente private di persone che divengono consultabili dopo 70 anni.
• i documenti dei processi penali che sono consultabili 70 anni dopo la conclusione dei procedimenti, fatta eccezione per le sentenze che sono pubbliche e liberamente consultabili.

Si precisa che la normativa sulla privacy, attualmente in vigore, tra i documenti riservati distingue quelli contenenti i cosiddetti "dati sensibili", vale a dire quelli riguardanti la razza, le convinzioni politiche, filosofiche e religiose, l'appartenenza a partiti ed associazioni sindacali, lo stato di salute, la vita sessuale ed i rapporti privati di tipo familiare.

La consultabilità di tali dati non è permessa per:

• gli ultimi 40 anni se relativi alla razza, alle convinzioni politiche, filosofiche e religiose, all'appartenenza a partiti ed associazioni sindacali, le sentenze passate in giudicato e annotate nel Casellario Giudiziario;
• gli ultimi 70 anni se relativi allo stato di salute, alle abitudini sessuali ed ai rapporti riservati di tipo familiare.

Per documentati motivi di studio e di ricerca possono essere concesse autorizzazioni speciali, da parte del Ministero dell'Interno, alla consultazione delle tipologie archivistiche sopra descritte. Per ottenere la prescritta autorizzazione lo studioso deve compilare il modulo di richiesta disponibile presso l'Archivio di Stato, modulo che, munito del parere del Direttore, va presentato dal diretto interessato alla Prefettura competente per territorio affinchè lo trasmetta all'Ufficio dell'Ispettorato Servizi Archivistici del Ministero dell'Interno. La consultazione dei documenti contenenti dati personali deve avvenire nel rispetto del Codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento di dati personali per scopi storici, allegato al Codice in materia di protezione dei dati personali.