Chi accede all'Archivio di Stato per la prima volta nell'anno corrente è tenuto a:

• rivolgersi al funzionario di turno in sala per un primo orientamento alla ricerca e per le indicazioni necessarie per un corretto approccio al patrimonio documentario;
• esibire un documento di identità;
• fornire al funzionario di sala tutti i dati necessari per la compilazione della domanda di ammissione da effettuarsi tramite i terminali informatici predisposti;
• dichiarare di non aver subito condanne, di non trovarsi in una delle incapacità che comportino la perdita dei diritti elettorali e di non essere stato escluso dalle sale di lettura di archivi e biblioteche;
• specificare l'argomento della ricerca.

Tali informazioni sono trattate nel rispetto delle norme sulla privacy.

Chi accede all'Archivio di Stato successivamente è tenuto a:

• segnalare ogni variazione di quanto indicato all'atto della prima domanda di ammissione;
• compilare (tramite i terminali informatici predisposti) la domanda di ammissione alla nuova ricerca eventualmente avviata nell'anno in corso.

Chi è ammesso in Archivio è tenuto a:

• depositare borse ed altri contenitori nell'apposito guardaroba, prima dell'accesso alla sala di studio;
• firmare il registro di presenza (mattino e/o pomeriggio);
• effettuare correttamente le richieste di consultazione attraverso i terminali informatici a ciò predisposti;
• rivolgersi sempre al funzionario di sala per eventuali chiarimenti.

Il richiedente ha la responsabilità penale e civile per reati o danni derivanti a persone e ad enti dalla diffusione delle notizie contenute nei documenti consultati.

In caso di pubblicazione - parziale o integrale - di carteggi di personalità contemporanee, lo studioso è direttamente responsabile dell'eventuale mancato rispetto del diritto d'autore (legge 22/04/1941, n. 633 e successive modificazioni).